Question

Помогите по проекту "как разработать понятную инструкцию" ​

Answer 1

Объяснение:

1. Постановка цели: для кого и для чего инструкция предназначена. Здесь следует упомянуть, что не следует памятку перегружать терминологией, иначе к ней будет прилагаться словарь терминов — целая энциклопедия и, увы, мало шансов, что её прочитают.

2. Не используем в инструкции много сленга. Есть шанс, что не все сотрудники его поймут.

Пример: «Уточнить у манагеров, получила ли апрув статья». С одной стороны, написано всё понятно, но для официального документа такой сленг не подходит.

3. Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать на своем компьютере и в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников. Возможно редактирование скриншотов стрелками и выделением цветом пунктов.

4. Не пропускаем шаги, которые кажутся нам слишком простыми. Пусть лучше с отрудник, читая инструкцию, сам пропустит этот степ.

5. В тексте нежелательно использовать большие предложения. Коротко: «Зайдите в меню», «Добавьте значение…», «Выберите параметр…» и т.д.

6. Для сокращения объема текста возможно применение графических элементов.

7. Применение шрифтовых выделений допустимо. Это привлекает внимание на особо важных пунктах.

8. Не используйте в инструкции ничего из вашего личного опыта применения того или иного продукта или использования программы. Для этого существуют отдельные встречи с сотрудниками, где вы передаете им свой ценный опыт. А инструкция — это логичная структура, где описан «шаг — действие» и ничего более.

9. Будьте точны и логичны в написании. Помните, если сотрудник, работая по вашей инструкции сделает ошибку, то это будет ваша недоработка.

Эффективная юзабельная инструкция — это не простая формальность, это один из шагов к успешности и автоматизации рабочего процесса. Зеркальный юзабилити эффект заключается в том, что вещи, которые имеют отношение к собственного опыту, мы запоминаем лучше, чем те, которые не имеют к нам никакого отношения. Поэтому написание инструкций и памяток прокачивает менеджерские навыки специалистов. А это, в свою очередь, идет в «копилку скилов».

Answer 2

How to Develop a Clear Instruction Manual

Developing a clear and understandable instruction manual is essential for effectively conveying information to users. Here are some steps you can follow to create a well-structured and comprehensive instruction manual:

1. Define the Purpose and Audience: Before you start writing the instruction manual, clearly define the purpose of the manual and identify the target audience. Understanding the needs and knowledge level of your audience will help you tailor the content accordingly.

2. Outline the Manual: Create an outline that organizes the content into logical sections. This will help you maintain a clear structure and ensure that all necessary information is included. The outline can include sections such as an introduction, safety instructions, step-by-step procedures, troubleshooting tips, and frequently asked questions.

3. Use Clear and Concise Language: Write in a clear and concise manner, using simple language that is easy for the target audience to understand. Avoid technical jargon and acronyms unless they are necessary and explained properly.

4. Provide Visual Aids: Visual aids such as diagrams, illustrations, and photographs can greatly enhance the clarity of instructions. Use these aids to supplement the written content and provide visual guidance to users.

5. Break Down Complex Procedures: If the instructions involve complex procedures, break them down into smaller, manageable steps. Use numbered lists or bullet points to make the instructions more scannable and easier to follow.

6. Include Warnings and Safety Precautions: If the product or process being described in the manual involves any potential hazards, make sure to include clear warnings and safety precautions. This will help ensure the safety of users and prevent accidents.

7. Test and Revise: Once you have written the initial draft of the instruction manual, test it by having someone unfamiliar with the product or process follow the instructions. This will help you identify any areas that may be confusing or unclear. Revise the manual based on the feedback received.

8. Proofread and Edit: Finally, proofread the instruction manual to check for any grammatical errors, typos, or inconsistencies. Ensure that the formatting is consistent throughout the document and that the content flows logically.

Remember, developing a clear instruction manual requires careful planning, attention to detail, and consideration for the needs of the target audience. By following these steps, you can create an instruction manual that effectively communicates information and helps users understand and use the product or process.

I hope this information helps you with your project! Let me know if you have any further questions.