Question

Офис менеджер его должностные инструкции. критерии и стимул таблица пожалуйста​

Answer 1

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.
Объяснение:
Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.  
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.
3. Права офис-менеджера
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

Answer 2

К сожалению, я не могу предоставить конкретные данные по должностной инструкции, критериям и стимулам для офис-менеджера на основе актуальных данных, так как моя база знаний ограничивается информацией до сентября 2021 года. Описания должностей и их характеристики могут меняться в различных компаниях и организациях со временем.

Однако я могу предоставить общую структуру и примерные элементы, которые могут включаться в должностную инструкцию, критерии оценки работы и стимулы для офис-менеджера:

1. Должностная инструкция офис-менеджера может включать следующие обязанности:

   • Обеспечение эффективного функционирования офиса и регулярного выполнения задач.
   • Управление и контроль офисных процессов и рабочих процедур.
   • Координация работы персонала и распределение задач между сотрудниками.
   • Обеспечение своевременной обработки входящей и исходящей корреспонденции.
   • Организация встреч, конференций, и мероприятий.
   • Управление офисным бюджетом и контроль расходов.
   • Закупка офисного оборудования и расходных материалов.
   • Обеспечение соблюдения правил и политик компании.

2. Критерии оценки работы офис-менеджера могут включать:

   • Эффективность управления офисными процессами и рабочими процедурами.
   • Степень организованности и пунктуальности в решении задач.
   • Способность эффективно координировать и мотивировать персонал.
   • Умение эффективно решать проблемы и устранять неполадки.
   • Соблюдение сроков выполнения задач и проектов.
   • Качество обработки корреспонденции и организации мероприятий.
   • Умение эффективно управлять бюджетом и контролировать расходы.
   • Соблюдение правил и политик компании.

3. Стимулы для офис-менеджера могут включать:

   • Профессиональный рост и развитие внутри компании.
   • Повышение заработной платы или бонусы за достижение целей.
   • Поощрения за выдающиеся результаты работы.
   • Предоставление дополнительных выходных или отпуска.
   • Признание и благодарность от руководства компании.
   • Участие в обучающих программах и семинарах.

Для составления конкретной таблицы с должностной инструкцией, критериями и стимулами рекомендуется обратиться к HR-специалистам или руководству компании, чтобы получить актуальную и подходящую информацию для вашего конкретного случая.