Question

Хранение документов и формирование дел (раскрыть)

Answer 1

Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Answer 2

Хранение документов и формирование дел - это важные аспекты организации информации и управления документами, как в рабочем, так и в личном контексте. Рассмотрим каждый аспект подробнее:

1. Хранение документов:

   • Цифровое хранение: Многие документы теперь хранятся в цифровом формате. Это включает в себя использование компьютеров, облачных хранилищ, серверов и баз данных для хранения электронных файлов. Это облегчает доступ, поиск и обмен документами.

   • Бумажное хранение: Некоторые организации и люди все еще используют бумажные документы и требуют физическое хранение. Для этого обычно используются архивы, шкафы с документами и другие методы.

   • Организация и классификация: Важно иметь систему организации и классификации документов, чтобы легко найти нужную информацию. Это может включать в себя использование папок, ярлыков, метаданных и системы нумерации.

   • Безопасность: Защита документов от несанкционированного доступа очень важна. Это может включать в себя пароли, шифрование данных и физические меры безопасности.

2. Формирование дел:

   • Делопроизводство: В рабочем контексте дела часто формируются для обработки определенных задач или проектов. Каждое дело может включать в себя набор связанных документов, записей и задач. Это помогает структурировать работу и обеспечивать последовательность выполнения задач.

   • Деловые документы: Дела обычно включают в себя такие документы, как контракты, счета, письма, отчеты и другие материалы, связанные с конкретной задачей или проектом.

   • Системы управления делами: Современные организации используют системы управления делами (DMS) и электронные делопроизводственные системы (EDMS) для автоматизации и упрощения процессов формирования, отслеживания и архивации дел.

   • Сроки и контроль: Важно следить за сроками выполнения задач, связанных с делом, и вести контроль над его состоянием. Это помогает в соблюдении сроков и эффективном управлении проектами.

Оба аспекта - хранение документов и формирование дел - играют важную роль в управлении информацией и обеспечении ее доступности, целостности и безопасности. В современном мире с увеличивающимся объемом информации цифровые технологии играют ключевую роль в этом процессе, упрощая доступ и обеспечивая эффективное управление данными и документами.