Question

Этапы Документооборота и к каждому нужно привести пример 1.экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию 2. предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения. 3. рациональное движение документов 4. обработка исполненных и отправляемых документов помогите,пожалуйста!!!!

Answer 1

Ответ:

Этапы обработки поступающей корреспонденции

Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:

проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);

фиксацию факта поступления документов;

сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки – необходимо прежде всего убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.

При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства – конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

при поступлении обращений граждан;

при отсутствии на конверте отметок («лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;

когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;

когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;

при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.

Следующий шаг – проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:

отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям,

присутствие документов, предназначенных для другого адресата.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь. 

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа.

Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях - как правило, это рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию.

Answer 2

Конечно, я помогу вам разобраться с этапами документооборота и предоставлю примеры для каждого этапа:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию: Пример: Компания получает почтовую отправку с заказами от клиентов. Документы проходят через этот этап, где их регистрируют, сканируют и присваивают уникальные номера для дальнейшего контроля.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения: Пример: Внутренние документы, такие как заявки на отпуск сотрудников, сначала передаются в службу документации, где проверяется правильность заполнения и подписей. Если есть ошибки, документ возвращается на коррекцию.

3. Рациональное движение документов: Пример: Внутренний документ, например, запрос на закупку офисного оборудования, проходит по цепочке согласования и одобрения. Сначала руководитель отдела подписывает документ, затем финансовый директор, и наконец, генеральный директор. Этот этап обеспечивает контролируемое движение документа и его согласование.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов: Пример: После выполнения заказа клиента, создается счет-фактура на оплату. Этот документ проверяется на соответствие и точность данных, после чего он направляется в бухгалтерию для формирования счета и отправки клиенту. Документ также может быть архивирован для будущей ссылки.

Таким образом, каждый этап документооборота имеет свои уникальные функции и помогает обеспечить эффективное и организованное движение документов в организации.