Question

Що таке електронний документообіг​

Answer 1

Ответ:

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.[1]

Answer 2

Електронний документообіг (або електронний документоведення) - це процес обміну, зберігання та обробки документів з використанням інформаційних технологій та електронних засобів зв'язку. Він замінює традиційний паперовий обіг документів і дозволяє організаціям більш ефективно та швидко взаємодіяти з документами, спрощуючи їх обробку, передачу та зберігання.

Основні складові електронного документообігу включають:

1. Електронні документи: Це документи, які створюються, редагуються та зберігаються у цифровому форматі. Це можуть бути текстові документи, таблиці, презентації, зображення, відео та інші типи файлів.

2. Електронна підпис: Цифровий підпис, який може бути використаний для підтвердження автентичності та цілісності електронних документів. Він гарантує, що документ не був змінений після підписання і що він належить певній особі або організації.

3. Електронна платформа: Спеціалізоване програмне забезпечення або платформи, які дозволяють створювати, редагувати, обмінюватися, зберігати та керувати електронними документами.

4. Електронний обіг документів: Процес передачі документів від одного користувача до іншого за допомогою електронної платформи. Це може включати різні кроки, такі як підготовка документу, підписання, рецензування, затвердження тощо.

5. Автоматизація робочих процесів: Електронний документообіг може включати автоматизовані робочі потоки, які спрощують обробку документів, автоматично надсилаючи їх на рецензування, підписання та інші етапи.

6. Зберігання і архівування: Електронні документи можуть бути збережені на спеціальних серверах або хмарних платформах для забезпечення безпеки, доступності та збереження на довгий термін.

7. Забезпечення безпеки: Електронний документообіг повинен гарантувати конфіденційність, цілісність та доступність документів. Це може включати шифрування даних, захист від несанкціонованого доступу та інші заходи.

Електронний документообіг має численні переваги, такі як прискорення робочих процесів, зменшення витрат на паперову документацію, поліпшення контролю над документами та зменшення впливу на довкілля.