Question

Представьте себе, что Вы - секретарь руководителя крупной компании. Неожиданно к нему пришел очень важный, но не за¬планированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в дан¬ный момент занят беседой с другим человеком. Каковы будут Ваши действия?

Answer 1

Ответ:

можете подождать я сейчас попрошу руководителя вас принять

Answer 2

Как секретарь руководителя крупной компании, моя главная задача - обеспечить эффективную работу руководителя и обеспечить гостеприимство посетителей. В данной ситуации, мои действия будут следующими:

1. Приветствовать посетителя: Если важный посетитель пришел неожиданно, первым делом я приветствую его, выражая радость его посещения и благодарность за внимание к нашей компании.

2. Сообщить о занятости начальника: Я вежливо объясняю посетителю, что наш руководитель в данный момент занят беседой с другим человеком и просить прощения за возможные неудобства.

3. Предложить место ожидания: Важно предложить посетителю удобное место для ожидания, где ему будет комфортно и где он сможет подождать, пока руководитель освободится.

4. Сообщить руководителю о посетителе: Я незамедлительно связываюсь с руководителем, чтобы проинформировать его о прибытии важного посетителя и уточнить, когда он может освободиться для встречи.

5. Предоставить дополнительную информацию: Если у посетителя есть какие-либо документы или информация, которые он хотел бы передать руководителю, я готовлю их для передачи после встречи.

6. Записать информацию о посетителе: Я делаю запись о важном посетителе и о его цели визита, чтобы иметь эту информацию для будущей работы и планирования.

7. Следить за временем ожидания: Я внимательно следую за временем, чтобы убедиться, что посетитель не ждет слишком долго, и стараюсь минимизировать его ожидание.

8. Предоставить помощь: В течение времени ожидания я готов предоставить необходимую помощь и ответить на вопросы посетителя, чтобы сделать его пребывание у нас максимально комфортным.

9. Провести встречу: Как только начальник освободится, я веду посетителя к его кабинету или переговорной комнате, где они могут провести запланированную встречу.

10. Следить за процессом: В течение встречи я обеспечиваю поддержку и следую за процессом, чтобы при необходимости оказать дополнительную помощь или предоставить дополнительную информацию.

Важно помнить, что в роли секретаря я должен быть внимательным, вежливым и профессиональным, чтобы создать благоприятное впечатление о компании у посетителя и обеспечить успешное взаимодействие.