Question

Создать таблицу развития электронного документоведенияОчень надо!!!!​

Answer 1

Ответ:

Эволюция электронного документа

Уровень автоматизации процессов работы с документами, использование элементов электронного документооборота оказывают существенное влияние на организацию управленческого труда, появление новых особенностей в работе руководителей и специалистов. Новые элементы появляются практически во всех основных функциях работы с документами.

В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности. Эти изменения носят глобальный характер и рассматриваются как проявления информационной революции.

В качестве предшествующих информационных революций можно выделить первую -- изобретение письменности (т. е. создание самой возможности документирования);

вторую -- изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;

третью -- началась во второй половине XIX в. и продолжилась в XX в., когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;

четвертую -- началась в середине XX в. с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [6, c.60].

Характерными чертами современной, пятой, информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развития рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий [6, c.60].

Рассмотрим историю развития электронных документов в нашей стране. Впервые проблемой комплексной автоматизации делопроизводства начали заниматься, как было уже сказано, в 1980-х гг. именно в государственном секторе - в самой серьезной организации Советского Союза - ЦК КПСС. Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы. Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ [9].

Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.

Первые СЭД (системы электронного документооборота) были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях. Такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы [9]. Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию.

Российский рынок систем электронного документооборота зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные СЭД. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двух десятков подобных программ. Связано это с тем, что в данной области отсутствовала конкуренция со стороны западных фирм (несмотря на то что предложений с их стороны было много). Дело в том, что в России сложилась определенная методика работы с документами, отличная от западной. Документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т. д.) [7].

Answer 2

Конечно, я готов помочь в создании таблицы развития электронного документооборота (ЭДО). Для начала, определим основные этапы этого процесса и ключевые моменты его развития. Примерно так может выглядеть таблица развития ЭДО:

| Этап | Описание | Основные характеристики | Технологии и стандарты | Примерные сроки реализации | |------|----------|------------------------|------------------------|---------------------------| | 1. | Внедрение бумажного документооборота | Замена ручного документооборота на бумажный | - | Начало работы организации | | 2. | Автоматизация процессов | Внедрение автоматизированных систем для ускорения обработки бумажных документов | - | Постепенное внедрение после 1-го этапа | | 3. | Создание цифровых копий документов | Оцифровка бумажных документов для удобства хранения и обработки | Сканеры, электронные архивы | 1-2 года после автоматизации | | 4. | Внедрение электронной подписи | Обеспечение юридической значимости электронных документов | Электронные сертификаты, законодательство | 2-3 года после автоматизации | | 5. | Развитие системы управления документами | Внедрение электронных систем управления документами (ECM) | ECM-системы (SharePoint, Documentum) | 3-4 года после автоматизации | | 6. | Внедрение стандартов обмена документами | Переход к унифицированным форматам и стандартам обмена документами | EDI, XML, UBL | 4-5 лет после автоматизации | | 7. | Внедрение облачных технологий | Использование облачных сервисов для документооборота | Облачные платформы (Google Workspace, Microsoft 365) | 5-6 лет после автоматизации | | 8. | Интеграция с внешними системами | Обеспечение взаимодействия с партнерами и государственными органами | API, стандарты интеграции | 6-7 лет после автоматизации | | 9. | Развитие мобильных технологий | Внедрение мобильных приложений для работы с документами | Мобильные приложения, MDM | 7-8 лет после автоматизации | | 10. | Постоянное совершенствование и оптимизация | Внедрение новых технологий, обновление процессов | Искусственный интеллект, аналитика данных | Постоянно, в зависимости от изменений в технологиях и законодательстве |

Это общий пример, и конкретные этапы и сроки могут варьироваться в зависимости от размера организации, ее потребностей и технологической зрелости на момент начала внедрения ЭДО.